Time Management คืออะไร? ทักษะที่ HR ไม่ควรมองข้าม!

ทำไม HR ต้องใส่ใจการบริหารเวลา

Highlight

• การบริหารเวลาไม่ใช่แค่ทักษะส่วนบุคคล แต่เป็นปัจจัยที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพองค์กรโดยตรง

• พนักงานที่บริหารเวลาไม่ดี มักเผชิญความเครียด งานล้นมือ และผลงานต่ำกว่าศักยภาพ

• HR มีบทบาทสำคัญในการสร้างระบบและวัฒนธรรมที่เอื้อต่อการบริหารเวลาอย่างยั่งยืน

• การใช้เครื่องมือที่เหมาะสม ช่วยให้การจัดการเวลาชัดเจนและลดการทำงานซ้ำซ้อน

• องค์กรที่ใส่ใจเรื่องการบริหารเวลา จะได้ทั้ง Productivity และคุณภาพชีวิตพนักงานที่ดีขึ้น

ในยุคที่การทำงานเต็มไปด้วยเดดไลน์ การประชุมต่อเนื่อง และงานที่ต้องทำพร้อมกันหลายอย่าง "เวลา" กลายเป็นทรัพยากรที่มีค่าที่สุด แต่กลับเป็นเรื่องที่จัดการได้ยากที่สุดเช่นกัน

ไม่ว่าจะเป็นบริษัทหรือองค์กรขนาดไหน แน่นอนว่าพนักงานต่างก็มักจะรู้สึกว่า "ทำงานทั้งวันแต่สุดท้ายก็ไม่เสร็จตามแผน" หรือ "ยุ่งตลอดเวลาแต่ผลงานกลับไม่ชัดเจน" โดยสัญญาณเหล่านี้จะสะท้อนปัญหาที่ไม่ได้กระทบแค่ระดับบุคคล แต่ส่งผลต่อทีมและองค์กรโดยรวม

เพื่อเป็นการแก้ไข หลายบริษัทและองค์กรจึงต่างพยายามเพิ่มประสิทธิภาพด้วยการตั้ง KPI ที่ชัดเจนมากขึ้น แต่กลับมองข้ามปัจจัยพื้นฐานอย่าง "การบริหารเวลา" ซึ่งเป็นตัวแปรสำคัญที่กำหนดว่าพนักงานจะไปถึงเป้าหมายตาม KPI ได้จริงหรือไม่

การบริหารเวลา (Time Management) คืออะไร?

การบริหารเวลาคืออะไร

การบริหารเวลา คือความสามารถในการวางแผน จัดลำดับความสำคัญ และใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้งานที่สำคัญถูกทำในเวลาที่เหมาะสม โดยไม่กระทบต่อคุณภาพงานหรือสุขภาพของผู้ทำงาน

การบริหารเวลาที่ดี ไม่ใช่การทำงานให้ "มากขึ้น" แต่คือการเลือกทำ "งานที่ควรทำ" ในเวลาที่เหมาะสม และรู้จักจัดการสิ่งรบกวนที่ทำให้เสียโฟกัส

ทำไม HR ที่ดีควรฝึกทักษะบริหารเวลา (Time Management)

การบริหารเวลาไม่ใช่แค่ทักษะส่วนบุคคลที่ช่วยให้ทำงานเสร็จทันเดดไลน์ แต่สำหรับ HR แล้ว ทักษะนี้คือรากฐานสำคัญที่ส่งผลต่อทั้งตัว HR เอง พนักงาน และองค์กรโดยรวม

HR คือหนึ่งในบุคคลที่ต้อง ‘ประคองหลายงาน’ มากที่สุดในองค์กร

งาน HR ไม่เคยมีแค่เรื่องเดียว ในวันเดียวกันอาจต้องจัดการตั้งแต่การสรรหาพนักงานใหม่ ดูแลเรื่องสวัสดิการ แก้ปัญหาความขัดแย้งในทีม ไปจนถึงวางแผนฝึกอบรม หากไม่มีระบบบริหารเวลาที่ดี งานเหล่านี้ก็อาจจะทับถมกันจนจัดการไม่ไหว

HR ที่บริหารเวลาได้ดีจะทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพสูงขึ้น

เมื่อ HR สามารถจัดการเวลาของตัวเองได้อย่างมีประสิทธิภาพ ก็จะมีเวลาไปโฟกัสกับงานเชิงกลยุทธ์ที่สร้างผลกระทบในระยะยาว เช่น การวางโปรแกรมพัฒนาศักยภาพพนักงาน หรือการวางแผนบริหารพนักงาน แทนที่จะจมอยู่กับงานแอดมินในแต่ละวัน

เป็นตัวอย่างให้พนักงานในองค์กร

พนักงานหลายคน โดยเฉพาะพนักงานใหม่ มักจะมอง HR เป็นตัวอย่าง หาก HR เองยังดูยุ่งเหยิง เข้าประชุมสาย หรือตอบอีเมลช้า ก็เป็นแบบอย่างในการสร้างวัฒนธรรมการบริหารเวลาที่ดีในองค์กรไม่ได้ แต่ถ้า HR แสดงให้เห็นว่าสามารถจัดการงานหลายอย่างได้อย่างเป็นระบบ พนักงานก็จะเชื่อมั่นและอยากทำตาม

เมื่อ HR บริหารเวลาตัวเองได้แล้ว ก็ต่อยอดทักษะเพื่อช่วยคนในองค์กรได้อย่างราบรื่น

บทบาทของHR ในการส่งเสริมการบริหารเวลา

เมื่อ HR ฝึกฝนทักษะการบริหารเวลาจนคล่องแคล่วแล้ว ก็สามารถนำประสบการณ์นี้ไปต่อยอดช่วยพนักงานทั้งองค์กรได้ โดยอาจเริ่มจากการสังเกต เข้าใจปัญหา และจัดหาเครื่องมือที่เหมาะสม

1. สังเกตสัญญาณเตือนให้ทัน - บางครั้งพนักงานเองก็ไม่รู้ตัวว่ากำลังมีปัญหาเรื่องการบริหารเวลา โดยจะมีสัญญาณที่พบได้ไม่ยาก เช่น ทำงานไม่เสร็จตามกำหนดบ่อยครั้ง ต้องแก้งานซ้ำเป็นประจำ หรือทำงานล่วงเวลาเป็นประจำ แม้ปริมาณงานไม่ได้เพิ่มขึ้น

2. แนะนำเทคนิคที่ใช้ได้จริง - การบริหารเวลาไม่จำเป็นต้องเริ่มจากเทคนิคซับซ้อน หลายครั้งแค่หลักการง่ายๆ ก็สร้างความเปลี่ยนแปลงได้ เช่น การกำหนดเป้าหมายรายวัน หรือการแยกแยะประเภทของงานตามความเร่งด่วน

3. จัดหาเครื่องมือที่เหมาะสม - ปัจจุบันมีเครื่องมือและแอปบริหารเวลาให้เลือกมากมาย ไม่ว่าจะเป็นแอปจัดการงาน แอปบันทึกเวลา หรือปฏิทินดิจิทัล แต่ว่า HR ต้องนำเสนอว่าเครื่องมือเหล่านี้ไม่ได้มีไว้เพื่อ "จับผิด" พนักงาน แต่ช่วยให้ทุกคนเห็นภาพรวมการทำงานร่วมกัน ลดงานซ้ำซ้อน และวางแผนได้แม่นยำขึ้น

4. สร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานอย่างมีสมาธิ - นอกจากการแนะนำเทคนิคและเครื่องมือแล้ว สิ่งที่ HR ช่วยได้มากคือการสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานอย่างมีสมาธิ เช่น การจัดอบรมหรือ Workshop เรื่องการบริหารเวลา

เพราะการส่งเสริมการบริหารเวลาอย่างจริงจัง คือการดูแลทั้งผลงานและคุณภาพชีวิตพนักงาน ไปพร้อม ๆ กัน

สรุปได้ว่า

การบริหารเวลาเป็นทักษะพื้นฐานที่ส่งผลลึกซึ้งกว่าที่หลายองค์กรคิด ไม่ใช่แค่เรื่องของ Productivity แต่คือรากฐานของการทำงานอย่างยั่งยืน

เมื่อองค์กรและ HR ให้ความสำคัญกับการบริหารเวลา พนักงานจะทำงานได้เต็มศักยภาพมากขึ้น พร้อมเติบโตไปกับองค์กรอย่างมั่นคง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการบริหารเวลา Time Management

Q: การบริหารเวลากับการทำงานหนักต่างกันอย่างไร? A: การบริหารเวลาคือการทำงานอย่างฉลาด ไม่ใช่ทำงานให้มากขึ้น แต่ทำงานที่สำคัญในเวลาที่เหมาะสม

Q: HR ควรเริ่มส่งเสริมการบริหารเวลาอย่างไรดี? A: เริ่มจากการทำความเข้าใจปัญหาของพนักงาน สื่อสารความคาดหวังให้ชัด และจัดหาเครื่องมือที่ช่วยให้การทำงานเป็นระบบ

Q: การบริหารเวลาช่วยลดอาการ “ล้า” จากงานได้จริงหรือไม่? A: ได้ เพราะเมื่อพนักงานจัดการเวลาได้ดี ความเครียดและงานเร่งด่วนที่ไม่จำเป็นจะลดลงอย่างเห็นได้ชัด